事務管理２０１２１０１７
　文書のＰＤＦ化について
　
　紙デ−タとして保管する文書：、後日原本、書庫書類として保管する必要のあrるも　
　保管方法：年度別相手先別に分類しファイル化して書庫に保管。
　保管期限：各文書の法律上の保管期限
　ＰＤＦデ−タとして保管する文書：一時的文書、参考資料等
　保管方法：ＰＤＦ化してサ−バ−に保管する
　ＰＤＦ化の方法：１｡一般文書：リコ−複合機（ＰＤＦソフト組み込み済みのもの｝
　　　　　　　　　（１）．複合機の機能メにユ−を押す　
　　　　　　　　　（２）テストボタンを押す
　　　　　　　　　（３）ホ−ルダ−選択画面が表示される
　　　　　　　　　（４）目的ホ−ルダ−を押す
　　　　　　　　　（５）文書を下向きにおいてあることを確認する
　　　　　　　　　（６）スタ−トボタンを押す
　　　　　　　　　（７）作成されたＰＤＦデ−タは、リコ−のＲＤＳ−ＳＶに保管されてい
　　　　　　　　　　る。
　　　　　　　　　（８）所内ＪＤＬシステムＬＡＮに連結されている、各ＪＤＬ端末への取込
　　　　　　　　　　　　み
　　　　　　　　　（あ）ＪＤＬ端末のデスクトップにＲＤＢ−ＳＶへショ−トカットを作成して
　　　　　　　　　　　　おく。
　　　　　　　　　（い）ＪＤＬＭＡＮＡＧＥＲをクリックして、相手先、年度別のそのた欄を
　　　　　　　　　　　　開く｡
　　　　　　　　　（う）ＲＤＳＶ−ＳＶから必要文書をドラッグして、ＪＤＬＭＡＮＡＧＥＲその
　　　　　　　　　　　　他欄に保管する｡
　　　　　　　　　（９）文書はＲＤＳＶ−ＳＶとＪＤＬ−ＳＶの両方にＰＤＦとして保管され
　　　　　　　　　　　　る。
　　　　　　　　　（１０）必要に応じ、ＲＤＳＶ−ＳＶはデ−タは削除する。
　
　注意：　複合機で、数十枚重ねて、上向きで処理できるが、ＲＤＳＶ−ＳＶへの読み
　　　　　　込みは時間がかかる。
　　　　　　１枚づつ下向きにしてスキャンする場合はＲＤＳＶ−ＳＶへの読み込みは早
　　　　　　い｡、