事務管理 グループウエアについて

グループウエアは、仕事の流れの管理把握をトータルで認識できるソフトウエアとして注目してみました。とりあえず会計事務所での利用の観点から検討したうえで、顧問先での活用の態様についても検討を進めたいと思います。

実際に使ってみたソフトウエア: jdl harmonyroom 会計事務所用に特化しています。

試用版で検討しょうとするソフトウエア:http://www.desknets.com/standard/?xadid=ADW001662&gclid=CIiQ1YjTh7MCFUhZpQodKToAJg
                  drsknet’s neojapan社
                  jobmagic 螢螢魁次

これらの市販ソフトウエアを採用する場合は、所内に専用サーバを設置して、ソフトウエアを購入するか、ASPで供給されるソフトウエアを購入し月額使用料を負担します。
JDLのHARMONYの場合はNET対応のハードウエアには会計事務所用に特化していますが、付属して提供されています。その機能について説明します。


(1)スケジュール

カレンダー
 :  JDLLANHARMONY カレンダーを使用して、件名の記入のみを行 
          い、詳細は必要に応じて記入します。所長S副所長Fの2名分を同一のカ
          レンダーに表示します。これを見て所長・副所長の行動予定を把握できま
          す。

メモ・伝言:  JDLLANHARMONYのメモ機能は自社開発の進捗管理ソフト月次処理
         ・
決算進行ファイル・確定申告進行シート・年末調整進行シート等の自
         社開発データベース
へのショートカット機能で日報・進捗管理として活用
         しますデータベースは従来よりIBM社のロータスアプローチを使ってい
         ます。

掲示板:   JDLLANHARMONYの掲示板 機能は、ハイパーリンク機能を活用して、
         戸張会計事務所HP上に構築した知識ベース・税金教室・分析教室等にリ
         ンクして活用します。
         掲示版掲載期限を期限なしに設定します。
    

(2)日報 
   
勤怠管理:  機械式タイムレコダーを入所時と退所時に打刻して、毎月20日までに勤務
        報告書を
手書き提出します。
         JDLLANHARMONYは使用しません。 

承認申請: 休暇願 は別紙書式でそのつど手書き提出していますが、リコーのRIDOK
        (文書管理システム)をLANにしましたので活用予定です。JDLLANHAR 
        MONY は使用しません

進捗管理:  JDLHARMONYのメモにショートカットにファイル名を添付して、ダブルク
         リックしてJOBを開始します。JDLLANHARMONYは使用しません。財務・
          税務以外のしごとはすべて、JDLHARMONYからJOBを開始できるよう
        に設定します。 
                
(3)データベース 顧客管理は自社開発顧問先(APR)・確定申告者名簿(APR)を使
            用します。JDLLANHARMONYのメモ機能でショートカットファイルを
            添付してあります。 
           
(4)文書管理(ファイル管理)キャビネット
          JDLパソコンLANにリコーの文書管理(Ridoc)のサーバーを設置
          活用します。

5)メール管理 JDLLANシステムで顧客と直接接続します。

6)インフォーメーション はJDLLANHARMONY の掲示版のハイパーリンク機能
                
で戸張会計事務所のHP上の知識ベース税金教室・事務管
                 理教室・経営分析教室等にリンクして活用します。 
事務管理ソフトウエアとして、jdl harmonyroomとリコーのridocを使うことにより、事務所の管理システムを統一的に認識把握できるようにします。jdlharmonyroomは、会計事務所用に特化してあるので、設備予約・電子会議室・購買予約・仮払い精算・備品管理・アンケート等の機能はありませんが、小規模の会計事務所ではあまり使いません。
またjdlの想定した事務管理の考え方とは必ずしも一致しませんので、jdl harmonyの日報・進捗管理の大部分は使用しません。


結論

以上検討の結果JDLLANHARMONYの活用はカレンダーとメール、のほかメモ機能で自社開発データベースとリンクして進捗管理を実行し、掲示板機能で戸張会計事務所ホ−ムペ−ジ上に構築した税金塾・分析塾.事務管理塾等とハイパーリンクして知識ベースとして活用します。
文書管理機能は螢蝓璽魁爾裡劭稗庁錬辰魍萢僂靴泙后
他の市販ソフトにある設備予約・購買予約・仮払い精算・備品管理・電子会議室等も機能は当事務所の規模では使いません。
事務所内コミュニケーションツール(日報・社内連絡・情報共有)としてNEOJAPAN社のdesknet’s社内ブログを採用しました。

 なぜこうするか。コンピュータ利用のためのパソコンに入る第一歩の玄関口を特定しておくためです。